1. Данни за администратора
- Администратор: Акаунт БГ ЕООД
- ЕИК: 200818273
- Адрес: гр. София, ул. „Царица Елеонора" №9, ет. 3, офис 18
- Имейл: office@accountbg.com
- Тел.: 02/4416244
- Длъжностно лице по защита на данните: Екатерина Пантушева, office@accountbg.com, 02/4416244
2. Обхват и принципи
Тази политика урежда обработването на лични данни на посетители и потребители на платформата AccountAI Pro, съгласно Регламент (ЕС) 2016/679 (GDPR), Закона за защита на личните данни и националното законодателство.
Спазват се принципите на законосъобразност, добросъвестност, прозрачност, ограничение на целите, свеждане на данните до минимум, точност, ограничение на съхранението, цялостност и поверителност.
3. Категории лични данни
- Име и фамилия
- Имейл адрес
- Данни, въведени в акаунта (напр. фирмена информация, ако е приложимо)
- Данни за плащане (чрез Банка ДСК — картовите данни не се съхраняват от Акаунт БГ ЕООД)
- Логове и метаданни – употреба на платформата, IP адрес, техническа информация
- Документи и съдържание, качено за анализ
Не се обработват специални категории данни (напр. ЕГН, здравни данни), освен ако не са въведени доброволно от потребителя за целите на анализа.
4. Цели и правно основание на обработването
- Изпълнение на договор: регистрация в платформата, достъп, предоставяне на услуги
- Законово задължение: счетоводни документи, отчетност, спазване на регулаторни разпоредби
- Легитимен интерес: подобряване на сигурността, защита от измами, администриране и подобрение на услугата
- Съгласие: директен маркетинг, изпращане на информация за нови услуги/функции, уведомления чрез бисквитки и обработване с цел поведенчески анализ (отказът е възможен по всяко време)
5. Получатели на данните и подизпълнители
За да предостави услугата, Акаунт БГ ЕООД ползва следните обработващи лични данни. Всеки от тях получава само данните, необходими за конкретната функция, и действа по договор с администратора.
Платформа и инфраструктура
- Base44 — хостинг на приложението, база данни, файлово хранилище, вход и управление на сесиите, автоматизации и част от извикванията към езикови модели. През Base44 преминават всички данни, обработвани от платформата.
Изкуствен интелект и обработка на съдържанието
- Anthropic — получава текста на казуса и придружаващия контекст за изготвяне на анализа, както и изображения за текстов препис.
- OpenAI — получава текста на въпроса или казуса (до 8 000 знака) за преобразуването му в числово представяне (embedding), необходимо за търсенето в правната база.
- Pinecone — получава числовото представяне на текста, не самия текст, за семантично търсене в правната база.
- Microsoft (Azure Document Intelligence) — получава качените PDF документи за извличане на текст.
- Serper.dev — получава текста на заявката при търсене във външни източници.
Достъпът на тези доставчици е ограничен до обработката на конкретното запитване. Съгласно условията за програмен достъп (API) на доставчиците данните не се използват за обучение на модели.
Плащания
- Банка ДСК (виртуален ПОС) — обработва плащанията с карта. Картовите данни не се съхраняват от Акаунт БГ ЕООД. Приемат се и плащания по банков път.
Комуникация и поддръжка
- Google (Gmail API) — изпращане на служебните известия към потребителите.
- Intercom — поддръжка на потребители; получава име, имейл, потребителски идентификатор и съдържанието на разговора в чата.
Уебсайт и статистика
- Google (Google Analytics) — анонимна статистика за ползването на сайта. Зарежда се само след изрично съгласие.
- Meta (Facebook Pixel) — маркетингови измервания. Зарежда се само след изрично съгласие.
Други получатели
- Държавни органи — само при законово основание (например НАП, КЗЛД).
Предаване извън Европейското икономическо пространство
Посочените доставчици обработват данни извън ЕИП, включително в Съединените американски щати. Предаването се извършва въз основа на решение на Европейската комисия за адекватно ниво на защита, чрез стандартни договорни клаузи по чл. 46 от Регламент (ЕС) 2016/679 или чрез участие в Data Privacy Framework, според случая. Актуален списък на подизпълнителите с място на обработване и основание за трансфер се предоставя при поискване на office@accountbg.com.
6. Къде се съхраняват данните
AccountAI Pro работи върху платформата Base44. По подразбиране данните се съхраняват и обработват на сървъри в Съединените американски щати. Доставчикът декларира, че прехвърлянията към САЩ се извършват на основание решение за адекватност, стандартни договорни клаузи по чл. 46 от ОРЗД или участие в Data Privacy Framework, според случая. Обработването е уредено с договор за обработване на лични данни между AccountAI Pro и доставчика.
7. Срокове за съхранение
- Данни в акаунта: до изтриване от потребителя или 3 години след последна активност
- Качени документи: до 90 дни след качване
- Счетоводни документи: 10 години
- Данни относно съгласие за маркетинг и кореспонденция: до оттегляне на съгласието или приключване на обработката
- Журнални логове и техническа информация: 1 година за целите на сигурността
- Изходи на инструментите („Проверка преди ревизия", „Генератор на възражения"): дословният текст на изготвения документ и връзката му с потребителя се съхраняват 90 дни от изготвянето и след това се изтриват автоматично. Записът се запазва безсрочно само като анонимно измерване — дължина, контролна сума, причина за спиране на генерирането и брой проверени цитати — без текст и без данни за конкретно лице.
- Отговори на справочните инструменти („Трудово и социално", „Правна търсачка", „Бърз въпрос"): за всеки отговор се записва анонимно техническо измерване — кой инструмент е отговорил, дължина на въпроса и на отговора (в знаци, без самия текст), причина за спиране на генерирането, дали отговорът е достигнал тавана, брой намерени справки, цвят на печата за увереност, брой цитирани / проверени / обобщени / непотвърдени разпоредби и време до отговора. Дословният текст на въпроса и отговора не се записва в това измерване. Единствената връзка с потребител (имейл) се изтрива 90 дни след записа; измерването остава безсрочно в анонимен вид.
Целта на 90-дневното съхранение е проверимост и контрол на качеството: без запис на изготвения текст не може да се установи дали даден документ е бил непълен или дали цитатите в него са сверени. Достъпът до текста е ограничен само до администратор.
8. Права на субектите на данни
- Право на достъп – информация за това какви лични данни се обработват
- Право на коригиране – поправка на неточни/непълни данни
- Право на изтриване („право да бъдеш забравен") – при условията на чл. 17 GDPR
- Право на ограничаване на обработването
- Право на преносимост – получаване на данните в структуриран, машиночетим формат
- Право на възражение срещу обработването, когато се основава на легитимен интерес или за директен маркетинг
- Право да оттеглите съгласие по всяко време, без да се засяга законосъобразността на обработването преди оттегляне
- Право на жалба до Комисията за защита на личните данни: гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров" № 2, www.cpdp.bg
За упражняване на правата: office@accountbg.com. Отговор до 1 месец, при сложност – удължаване до още 2 месеца.
9. Технически и организационни мерки за сигурност
- HTTPS криптиране на цялата комуникация
- Двуфакторна автентикация за администратори и служители
- Регулярно архивиране на данните
- Ограничен достъп до данните само при необходимост
- Регистри (логове) на всички действия и достъп
- Обучение на персонала за защита и поверителност
- Съхранение на паролите чрез хеширане
- Редовни технически прегледи и оценка на рисковете
10. Предаване на данни извън ЕИП
Данни се изпращат извън ЕС/ЕИП само при наличие на решение на ЕК за адекватно ниво на защита, чрез стандартни договорни клаузи, чрез участие в Data Privacy Framework или при дадено изрично съгласие на субекта на данни. Мястото на съхранение по подразбиране е описано в раздел 6.
11. Автоматизирано вземане на решения
Не се извършва автоматизирано вземане на решения или профилиране по смисъла на чл. 22 от Регламент (ЕС) 2016/679.
12. Бисквитки (Cookies)
Подробно описание – в Политиката за бисквитки.
13. Контакти и допълнителна информация
За въпроси, оплаквания или упражняване на права:
office@accountbg.com
Акаунт БГ ЕООД, ул. „Царица Елеонора" 9, ет.3, офис 18, София, 1303
14. Актуализация на политиката
Тази политика може да се изменя, като новите версии ще се публикуват на платформата. При съществени промени ще бъдете уведомени по подходящ ред.